close

Аутсорсинг: как это работает

Услуги предоставляются нашей компанией по модели аутсорсинга, согласно заключенному договору оказания услуг.

Аутсорсинг —  частичная или полная передача операционных (внутренних) функций компании на выполнение компанией исполнителем — аутсорсером согласно заключенному договору.

Успешность партнёрства зависит от реализации следующих этапов:

  1. Процесса подготовки сделки. Определение взаимных обязательств на этапе подписания договора;
  2. Определения объёма и периодичности оказания услуг. Понимание сторонами условий и правил, основных принципов и порядка выполнения обязательств согласно заключаемому договору;
  3. Утверждения принципов обмена информацией. Определение способов обмена документами в процессе работы, а также обмена иной информацией согласно заключенному договору;
  4. Использования ПО. Согласование использования специализированного программного обеспечения.

Процесс заключения договора:


Первым шагом в заключении партнерских отношений является подписание договора о предоставлении услуг. Процесс подготовки и подписания договора состоит из следующих этапов:

Этап Выполняемые действия
Проведение встречи или онлайн-конференции. Мы организовываем встречу или контактируем с клиентом удаленно для ознакомления с компанией и первичной договоренности о сотрудничестве
Подписание соглашения о конфиденциальности. Перед выполнением работ по оценке объема работ и стоимости услуги сторонами подписывается соглашение о неразглашении конфиденциальной информации;
Проведение экспресс-аудита. Специалист компании Unifinance проводит экспресс-аудит хозяйственной деятельности компании с целью согласования объема работ по ведению бухгалтерского учета, а также, в случае необходимости, работ по восстановлению учета. По согласованию сторон работы выполняются в офисе компании заказчика или в офисе компании Unifinance;
Подписание договора о сотрудничестве. Подписываем договор, готовим акты приема-передачи документации и принимаем документы в работу. Работа может быть организована без передачи документов (в таком случае мы обрабатываем документы в электронном виде);
Передача первичной контактной информации. Информируем клиента о контактах бухгалтеров, которые будут ответственны за обработку документации, составление и подачу отчетности, консультирование.

Для надлежащего выполнения взятых на себя обязательств по договор предоставления услуг, на этапе подготовки и заключения договора специалистами компании unifinance запрашивается следующия информация, необходимая со стороны клиента до совершения сделки:

  • контакты ответственного сотрудника и руководителя компании;
  • сроки предоставления, особые требования по составлению управленческой отчетности;
  • особые требования по информированию о произведенных действиях для материнской компании или учредителя;
  • положения, правила по предприятию: учетная политика по предприятию, положения об оплате труда, премировании, о внутренней (управленческой) отчетности, прочие разработанные и утвержденные внутренние положения клиента;
  • информация, которая может быть необходима в процессе предоставления бухгалтерских услуг или на этапе подписания договора.

Процесс оказания услуг


Основной этап сотрудничества. Данный этап состоит из следующих процессов:

  • обмен информацией
  • обработка первичной документации и составление сводных ведомостей, составление и подача отчетности
  • использование бухгалтерского програмного обеспечения и прочих программ

Обмен информацией

В процессе работы мы предоставляем вам такую основную информацию:

  • О сроках подачи отчетности. Подача отчетности может быть осуществляется компанией Unifinance в электронном или бумажном виде после ее согласования или клиентом самостоятельно (в таком случае отчетность передается вам не позднее 5 дней до последней даты сдачи отчетности);
  • По суммам начисленных налогов и срокам их уплаты. Специалистами компании Unifinance могут быть подготовлены платежные поручения в системе клиент-банк с информированием клиента о готовности поручений к подписи;
  • О сроках уплаты договорных платежей контрагентам. Например, контроль и напоминание об оплате арендных или лизинговых платежей, отсрочки платежа за отгруженные товары;
  • Об изменениях в законодательстве и их последствиях для вашего бизнеса. Итоговый дайджест изменений законодательства, оперативные разъяснения изменений на протяжении месяца с периодичностью, необходимой для оперативного принятия решений.

Дополнительная информация (по согласованию и в виде сводных данных) единоразово или на постоянной основе:

  • взаиморасчеты с контрагентами и анализ дебиторской и кредиторской задолженности;
  • анализ себестоимости реализованных услуг;
  • анализ расходов и доходов предприятия;
  • другая аналитика.

Обработка документов

Все хозяйственные операции которые отображаются в учете проводятся на основании первичных документов. Обработка первичной документации осуществляется в следующей последовательности:

  • Электронная копия документа. Клиент отправляет электронную копию документа (сканированную копию оригинала документа) на почту бухгалтеру компании Unifinance.
  • Отображение операции. Бухгалтер отображает операцию в учете и при необходимости уведомляет об этом клиента.
  • Выписка и отправка первичных документов. Отгрузочные документы и прочие первичные документы выписываются и отправляются клиенту в электронном виде (в формате pdf) по электронной почте.
  • Формирование платежных поручений. При необходимости в клиент-банке формируются платежные поручения на оплату товаров, услуг, налогов согласно запроса клиента, после чего направляется письмо с уведомлением о готовности поручений для подписи.
  • Итоговый реестр. В конце периода (месяца) клиенту направляется электронная копия реестра принятых документов к учету.
  • Передача документов курьером. В офис клиента приезжает курьер и по акту приема-передачи документации забирает документы для учета в офисе компании Unifinance. Частота посещения курьера оговаривается с клиентом индивидуально в зависимости от объема документооборота. Как правило, частота посещения курьера составляет 1 раз в неделю.
  • Отображение операции. После получения оригиналов первичных документов бухгалтер отображает операцию в учете и при необходимости уведомляет об этом клиента.
  • Выписка и отправка первичных документов. Отгрузочные документы и прочие первичные документы выписываются и отправляются клиенту в электронном виде (в формате pdf) по электронной почте. По согласованию сторон документы могут быть распечатаны в офисе компании Unifinance и доставлены курьером в бумажном виде.
  • Формирование платежных поручений. При необходимости в клиент-банке формируются платежные поручения на оплату товаров, услуг, налогов согласно запроса клиента, после чего направляется письмо-реестр с уведомлением о готовности поручений для подписи.

Использование программного обеспечения

Все первичные документы отображаются в учетной программе 1С. По согласованию сторон бухгалтерский учет может вестись в другой программе или в нескольких программах.

При подписании договора о предоставлении бухгалтерских услуг клиент передает архивные копии программ:

  • 1С или иной программы, в которой ведется учет;
  • программы по формированию и подаче отчетности в электронном виде;
  • электронные цифровые подписи (ЭЦП) и сертификаты.

В случае отсутствия указанных программных продуктов и/или ЭЦП данные программы будут установлены специалистами компании Unifinance самостоятельно.

Доступ к программе, в которой ведется бухгалтерский учет во время действия договора о предоставлении бухгалтерских услуг, может быть предоставлен по согласованию сторон.

Компания Unifinance рекомендует использовать лицензионные программные продукты во избежание штрафов за нарушение авторских и смежных прав.

Дополнительная информация



 

Обсудить

Если у Вас есть вопросы, рабочие предложения или вы хотите обсудить условия сотрудничества, пожалуйста,  свяжитесь с нами любым удобным для вас способом или проинформируйте нас об удобном времени связи с вами, используя форму обратной связи внизу страницы.

Наши номера телефонов:

(097) 204-6970,  (044) 362-9781

Напишите нам, и мы обязательно с вами свяжемся:


 



Подпишитесь на новости

Позвонить нам Secured By miniOrange